SMASHDOCs, die weltweit führende Entwicklungs- und Vertriebsplattform für kollaborative Textverarbeitungsprojekte, vereinfacht und beschleunigt mit der neuen Lösung für Vertragsprojekte die Zusammenarbeit beim Erstellen, Verhandeln und Unterzeichnen von Verträgen. Prozesskosten sinken so deutlich und die Abwicklung erfolgt bis zu 50 Prozent schneller. Bei SMASHDOCs Vertragsprojekte handelt es sich um die führende Vertragsprojekt-Plattform weltweit, auf der sämtliche Beteiligten vom ersten Entwurf bis zum E-Signing zusammenarbeiten können. Ob mittelständische Unternehmen oder große Konzerne: Die neue SMASHDOCs-Lösung eignet sich für Unternehmen aller Branchen wie Versicherungen, Bank- und Finanzgesellschaften oder Industrieunternehmen. 

Nur eine Version: Das ganze Vertragsprojekt auf einer Plattform

Der Vertragsentwurf beginnt bei Bedarf mit einer dynamischen Vorlage. Ein intelligenter Fragebogen stellt immer die richtigen Fragen und somit eine fehlerfreie Erstellung entlang der Unternehmensvorgaben sicher. „Mit SMASHDOCs verhindern wir die E-Mail-Flut und das Chaos zahlreicher verschiedener Dokumentenversionen. Es gibt in SMASHDOCs nur eine einzige Version des Vertrags, in der alle Änderungsvorschläge, Entscheidungen  und Kommentare mit einem Klick zurückverfolgt werden können“, erklärt Christian Marchsreiter, Gründer und CEO der smartworks solutions GmbH. Jede Aktion im Online-Vertrag wird automatisch revisionssicher protokolliert. Die rechtssichere, digitale Unterzeichnung ist direkt aus dem Online-Vertrag heraus möglich – ohne zusätzliche Software. Am Ende wird nur der digital unterzeichnete Vertrag sowie eine übersichtliche Dokumentation der gesamten Entstehungsgeschichte im PDF-Format archiviert. Die Verhandlung mit der Vertragspartei kann sowohl online auf der Plattform als auch über Word-Export und -Reimport des von der Vertragspartei geänderten und kommentierten Word-Dokuments erfolgen. SMASHDOCs ist vollkompatibel mit Microsoft WORD. 

Einzigartige Leistungsfähgikeit, transparent und effizient

Die Leistungsfähigkeit von SMASHDOCs für Vertragsprojekte ist einzigartig. Die neue Lösung macht jeden Bearbeitungsschritt transparent nachvollziehbar. Die smarte Versionskontrolle vereinfacht durch eine patentierte, abschnittsweise Versionierung den Arbeitsprozess, so dass jeder im Team zu jeder Zeit weiß, wann und wo ein Änderungsvorschlag gemacht und wie dieser entschieden wurde. Die ebenfalls patentierte, intelligente Änderungsverfolgung sorgt dafür, dass Beteiligte keine Änderung mehr verpassen oder gar übersehen und hebt automatisch alle Änderungen hervor, die für den jeweiligen Betrachter neu sind („Adaptive Redlining“). Hilfreich ist die Rollen- und Rechteverteilung innerhalb eines Vertragsdokuments, mittels der jedem Nutzer individuell eine Lese-, Kommentierungs-, Vorschlags- oder Genehmiger-Rolle zugeordnet werden kann. Die leistungsstarke Kommentarfunktion in SMASHDOCs erlaubt detaillierte Diskussionen über Vertragsinhalte in Echtzeit, auch vertrauliche zwischen ausgewählten Nutzern, was die Anzahl von E-Mails bis zu 100% reduziert. Metadaten, wie z.B. der Vertragsbeginn, Zinssätze, Preise, Überweisungsinformationen können bequem im Online-Vertrag gekennzeichnet werden, so dass der Vertrag nach Abschluss der Verhandlung ohne manuellen Aufwand in einem Vertragsverwaltungssystem angelegt und sogar selbst-ausführende „Smart Contracts“ erzeugt werden können.

Vollständige Integration in die Microsoft-Welt

Mit SMASHDOCs Vertragsprojekte ist der Münchener Digital-Schmiede eine weiterer großer Wurf gelungen. Das Unternehmen hat  bereits eine vollständige Integration in die Microsoft-Welt erreicht und steht damit über 200 Millionen Microsoft-365-Kunden, 75 Millionen täglich aktiven Microsoft-Teams-Nutzern sowie über 70.000 Microsoft-Resellern weltweit zur Verfügung.