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Gastbeitrag von Kaspar Roos / CEO von Aspire CCS

1  Einleitung

Schon vor dem Ausbruch von COVID-19 verzeichneten zahlreiche Unternehmen ein stetiges Wachstum der Homeoffice-Arbeit und Online-Kollaboration. Neue Entwicklungen in den Bereichen Online-Messaging (wie Microsoft Teams und Slack), Cloud-Filesharing-Dienste (wie Box und Dropbox), Cloud-Anwendungen wie Quip (jetzt Teil von Salesforce) und Online-Kollaboration an Dokumenten (wie Google Docs) haben Unternehmen den Weg für die Anpassung an neue Arbeitsweisen geebnet.

„Der amerikanische Allgemeinversicherer Nationwide implementierte zu Beginn der Pandemie, dass 98 % seiner Belegschaft vom Homeoffice aus arbeiten und hat nun ein dauerhaftes Hybridmodell angekündigt, bei dem mindestens 25 % der Beschäftigten nie wieder ins Büro zurückkehren werden“

Quelle: Nationwide

Nachdem die Coronavirus-Pandemie die größte wirtschaftliche Verwerfung in der Geschichte der modernen Welt ausgelöst hat, stellen sich die Unternehmen nun rasch auf eine „neue Normalität“ ein. Jede Tätigkeit, die digital ausgeführt werden kann, hat sich plötzlich und vollständig in den elektronischen Bereich verlagert. Die Mitarbeiter arbeiten mehr denn je von zu Hause aus, nehmen an Videokonferenzen teil und wickeln noch mehr Geschäfte online ab, während ihre Kinder zumindest zeitweise virtuell die Schule besuchen. {Bitte Felder aktualisieren} zeigt, welche Ausmaße diese Marktstörung in nur wenigen Monaten angenommen hat. Selbst nach dem Ende der Pandemie ist es unwahrscheinlich, dass die Mitarbeiter jemals wieder in einer Anzahl ins Büro zurückkehren werden, die dem Niveau vor der COVID-Pandemie nahekommt. Auch in Ländern mit sehr formellen Unternehmenskulturen, wie Deutschland und Japan, ist das Arbeiten von zu Hause aus nicht mehr wegzudenken.

ABBILDUNG 1: VON ZU HAUSE ARBEITENDE ERWERBSTÄTIGE, 2010-2020

Dokumente spielen im täglichen Leben von wissenschaftlich arbeitenden Menschen und Personen mit anderen dienstlichen Aufgaben eine unerlässliche Rolle. Sie befassen sich mit der Erstellung von Geschäftsberichten, Verkaufsdokumenten und Marketingkommunikation sowie mit der Erstellung von Verträgen, Versicherungspolicen, regulatorischen Einreichungen oder technischen Publikationen. Wenn ein Dokument groß oder komplex ist und die Nachverfolgung und Genehmigung von Änderungen und Bearbeitungen von mehreren Teammitgliedern erfordert, die alle per Fernzugriff arbeiten, übersteigen die Anforderungen der Gruppe schnell die Steuerungsmöglichkeiten von Microsoft Word. Dies ist selbst dann der Fall, wenn Word online in Betracht gezogen wird oder wenn Word in einen Dateifreigabedienst wie Sharepoint integriert ist. 

In diesem Whitepaper, das von SMASHDOCs in Auftrag gegeben wurde, werden wir untersuchen, was diese Bedürfnisse sind und warum die kollaborative Textverarbeitung nach der COVID-19-Pandemie so relevant wird. Wir werden uns auch die Technologie von SMASHDOCs ansehen und erörtern, warum sie sehr günstig positioniert ist, um erstklassige kollaborative Bearbeitungsfunktionen anzubieten, die in Verbindung mit (und nicht hauptsächlich als Alternative zu) Microsoft Word funktionieren.

Als Mitarbeitende bei Aspire sind wir begeistert über das Potential von SMASHDOCs und was dies für die Zukunft des Marktes bedeutet. SMASHDOCs-Lösungen bieten Unternehmen und Organisationen des öffentlichen Sektors eine moderne, Cloud-basierte Möglichkeit, effizient und unabhängig auf der Grundlage ihres bevorzugten Textverarbeitungswerkzeugs zusammenzuarbeiten, ganz gleich, wo auf der Welt sie sich befinden. SMASHDOCs hat das Potential, das richtige Produkt zur richtigen Zeit für Organisationen zu sein, die nach Wegen suchen, ihren Mitarbeitenden im heutigen digitalen Büro effektivere Teamarbeit bieten zu können.

2  Wesentliche Erkenntnisse

  • Jede Organisation mit mehr als nur ein paar Personen, die bei der Erstellung, Überprüfung und Genehmigung von Dokumenten zusammenarbeiten, sollte die hochwirksamen SMASHDOCs-Lösungen für die Verbesserung der Effizienz bei der modernen Zusammenarbeit auf Distanz in Betracht ziehen.
  • SMASHDOCs kann zwar als eigenständiger Editor verwendet werden, ist aber nicht als Ersatz für Microsoft Word vorgesehen. Seine Export- und intelligenten Importfähigkeiten (der so genannte „Word-Round-Trip“) ermöglichen es Autoren, weiterhin Inhalte in Word zu erstellen und zu überprüfen. Dies wird auf der Grundlage einer Online-Umgebung für die Zusammenarbeit und Abstimmung erreicht, die den Wert von Word in Sachen sicherer, konformer und kollaborativer Textverarbeitung zukunftsweisend erweitert.
  • SMASHDOCs bietet eine einfach zu bedienende, ausgereifte und vollständig konforme Lösung für Kollaboration und Abgleich, die auf einer modernen, in Containern organisierten Mikro-Dienste-Architektur basiert.
  • Die offene Architektur und die hochgranulare API von SMASHDOCs ermöglicht ein leichtes Einbetten in branchenspezifische Lösungen.
  • SMASHDOCs‘ Fokus ist aufprofessionelle Umgebungen mit großen Teams gerichtet, die an komplexen Dokumenten arbeiten, eine Versionskontrolle sowie ein Prüf- und Genehmigungsverfahren erfordern, wie sie z.B. in den Bereichen Rechtswesen/Verträge, Verlagswesen und öffentlicher Sektor vorkommen.
  • Der generische Charakter der SMASHDOCS-Technologie würde vielen verschiedenen Technologie- und branchenspezifischen Lösungsanbietern einen hohen Synergiewert bringen.
    • SMASHDOCs kann die Wettbewerbsfähigkeit ihrer Partner steigern oder ihnen die Expansion in stärker regulierte Marktsegmente ermöglichen, indem es erstklassige Textverarbeitung, Überprüfungs-/Genehmigungsmechanismen und Metadaten für strukturierte Publikationsmöglichkeiten bietet.
    • SMASHDOCs‘ offene Architektur ermöglicht auch eine einfache Integration mit Anbietern von API-Diensten für künstliche Intelligenz (AI) und maschinelles Lernen (ML), Rechtschreibprüfung, intelligente Inhalte oder digitale Signaturen.

3  Haupttrends und Herausforderungen

3.1  Haupttrends in der kollaborativen Textverarbeitung

Kollaborative Textverarbeitung ist die Fähigkeit, mit einer Gruppe von Personen an einem einzigen Dokument zusammenzuarbeiten, entweder in Echtzeit oder asynchron. Sie ist zu einer unverzichtbaren Funktion von Textverarbeitungslösungen geworden und ist besonders jetzt, wo so viele Fachleute von zu Hause aus arbeiten, unerlässlich. Fast drei Viertel (72 %) der Käufer von Unternehmenssoftware in den USA sagen aktuell, dass „Fernzugriff“ bei der Bewertung von Software-Plattformen wichtig oder äußerst wichtig ist1.

Der Markt für Textverarbeitungssoftware wird im Wesentlichen von Microsoft dominiert. Laut Gartner beanspruchte Microsoft im Jahr 2018 einen Marktanteil von 88 % für sich, während Google Docs um 9 % zulegte. Interessant ist, dass mit Google Docs, ein onlinebasierendes, kostenlos nutzbares Tool für die Remote-Zusammenarbeit, bereits 2006 geschaffen wurde, um Microsofts marktbeherrschende Stellung zu bekämpfen. Merkwürdigerweise beschloss Google damals, die bestehenden Arbeitsweisen von Microsoft einfach zu kopieren, anstatt sich durch die Berücksichtigung der Bedürfnisse der Zukunft zu differenzieren.

In den letzten Jahren haben Anbieter endlich neue Cloud-Applikationen entwickelt, welche die Art und Weise, wie Unternehmen Dokumente erstellen und verwalten, zu verändern begonnen haben. In Kapitel {Bitte Felder aktualisieren} ({Bitte Felder aktualisieren}) werden wir erklären, wie sich diese Lösungen mit dem vergleichen lassen, was SMASHDOCs zu bieten hat.

In den letzten Jahren haben wir auch den Aufstieg von Business-Messaging-Plattformen wie Slack oder Microsoft Teams erlebt. Diese Lösungen lassen sich problemlos mit Anbietern von Textverarbeitungs- und Cloud-Speicherlösungen integrieren, so dass Remote-Teams Dokumente besser gemeinsam nutzen und zusammenarbeiten können. Wie bei Dateifreigabe- oder Content-Management-Systemen sind auch sie auf die Textverarbeitungslösung angewiesen, um vollständige Versionen zu speichern.

In dem Maße, in dem kollaborative Teams zunehmend online zusammenarbeiten, steigt auch der Bedarf nach einer besseren Protokollierung, insbesondere wenn Dokumente erhebliche geschäftliche Auswirkungen haben. Gesetzlich erforderliche Einreichungen, Finanzberichte, Verträge, Handelsbestätigungen oder Dokumente, die durch gesetzliche Bestimmungen geregelt sind, müssen möglicherweise im Detail nachverfolgt werden, damit die Prüfer genau nachvollziehen können, was mit einem Dokument im Laufe der Zeit geschehen ist. Mit der fortschreitenden Erweiterung der regulatorischen Vorgaben werden Unternehmen einen größeren und wachsenden Bedarf an vollständig prüfbaren Dokumenten und Abläufen sehen, um Risiken zu reduzieren oder die Einhaltung von Vorschriften zu gewährleisten.

3.2  Wesentliche Herausforderungen

„Microsoft Office hat sich nicht wirklich verändert, aber die Welt um uns herum hat sich so sehr verändert“

Quelle: Kevin Gibbs, Mitbegründer und CEO von Quip (Teil von Salesforce)

Wenn Teams gemeinsam an Dokumenten arbeiten, ergeben sich häufig folgende Herausforderungen:

  1. Änderungen werden als neue Dokumentversionen gespeichert. Dies ist ein großer Nachteil jeder üblichen Textverarbeitungs- oder Dateifreigabelösung und macht es für ein Remote-Team fast unmöglich, Inhaltsänderungen effizient zu verwalten. Widersprüchliche Versionen, unsichere Änderungen und das Verlassen auf Dateinamenskonventionen sind nur einige Beispiele für das, was schief gehen kann.
  2. Eingeschränkte oder nicht vorhandene Multi-User-Kommentierung. Wenn mehrere Benutzer gemeinsam an einem Dokument arbeiten, hinterlassen sie sich häufig gegenseitig Kommentare. Es kann erforderlich sein, dass bestimmte Benutzer private Kommentare abgeben müssen oder dass mehrere Benutzer einen einzelnen Kommentar beantworten müssen, damit er gelöst werden kann. Audits oder Compliance-Vorgaben können ebenfalls eine umfassendere Verfolgung der Kommentare erfordern.
  3. Multi-User-Genehmigung und Abstimmung. Wenn große Teams gemeinsam an Dokumenten arbeiten, kann die Abstimmung – der Prozess des gemeinsamen Überprüfens und Durcharbeitens von Kommentaren und Änderungen – Beiträge von verschiedenen Stellen erfordern und verschiedene Hierarchien mit unterschiedlichen Berechtigungen beinhalten. Beispielsweise können einige Teammitglieder auf niedriger Ebene einen Entwurf nur einsehen und dürfen keine Änderungen vornehmen. Anderen kann es gestattet werden, Änderungen vorzuschlagen, diese aber nicht tatsächlich durchzuführen. Wenn Textverarbeitungswerkzeuge die Abstimmung zwischen mehreren Benutzern nicht unterstützen, müssen die Benutzer auf kostspielige E-Mails oder zeitaufwändige manuelle Genehmigungs-Abläufe zurückgreifen.
  4. Formatkontrolle. Ein großer Nachteil populärer Textverarbeitungslösungen wie Microsoft Word ist, dass sie es nicht erlauben, Formate zwischen den Benutzern zu sperren. Infolgedessen kann jeder Benutzer Dokumentformate ändern oder modifizieren, was es sehr schwierig macht, eine konsistente Ausgabe zu gewährleisten.
  5. Änderungen verfolgen. Das Verfolgen von Änderungen in der dateibasierten Ausgabe ist ein langwieriger Prozess. Zunächst einmal muss darauf geachtet werden, dass keine unterschiedlichen Versionen erstellt werden. Wenn dies der Fall ist, müssen sie miteinander in Einklang gebracht werden, bevor die Arbeit fortgesetzt werden kann. Wenn mehr als nur einige wenige Benutzer Änderungen verfolgen, wird es sehr schnell schwierig, sie nachzuverfolgen. Werden wesentliche Änderungen von einer großen Anzahl von Mitarbeitern vorgenommen, wird es oftmals unmöglich, sie abzugleichen.
  6. Lückenhafter Audit-Prüfpfad. In regulierten oder streng kontrollierten Umgebungen, wie dem Rechtswesen oder dem Handels-/Kapitalmarkt, ist es unerlässlich, jede Änderung eines Dokuments zu verfolgen und es für den Fall aufzubewahren, dass es zu einem späteren Zeitpunkt überprüft werden muss.

Lassen Sie uns nun einen Blick darauf werfen, wie SMASHDOCs Unternehmen dabei helfen kann, diese Herausforderungen zu meistern.

4  SMASHDOCs Funktionsweise

4.1  Unternehmenshintergrund

Toppan Merrill GmbH (SMASHDOCs) wurde 2013 mit dem Ziel gegründet, eine effiziente Zusammenarbeit in der Textverarbeitung und Dokumentenproduktion zu ermöglichen. Die Erstellung von Dokumenten mit mehreren Personen, entweder in Echtzeit oder asynchron, kann schnell zu Komplexität und Verwirrung führen. Dies ist insbesondere dann der Fall, wenn ein Dokument verschiedenen Jobrollen mit unterschiedlichen Berechtigungen unterliegt, die festlegen, welche Mitarbeiter Inhalte anzeigen, kommentieren, bearbeiten, genehmigen oder produzieren dürfen.

Beliebte Textverarbeitungsprogramme wie Microsoft Word oder Google Docs wurden in erster Linie mit Blick auf den einzelnen Benutzer entwickelt. Sie unterstützen zwar ein gewisses Maß an Zusammenarbeit, aber ihr Funktionsumfang deckt in der Regel nur die grundlegendsten Anwendungsfälle ab. Im Vergleich zu SMASHDOCs ist ihre Unterstützung für kritische Fähigkeiten in der kollaborativen Textverarbeitung wie Redlining, Änderungsmanagement, Versionskontrolle, kollaboratives Editieren in Echtzeit, benutzerbasierte Kontrolle, Archivierung, Auditierung, Formatkontrolle und regelbasierte Publikationsautomatisierung entweder extrem eingeschränkt oder nicht vorhanden. Außerdem ist es unwahrscheinlich, dass diese Merkmale in Zukunft zu einem Schwerpunktbereich für Microsoft oder Google werden, da dies eine grundlegende Neugestaltung ihrer Technologie erfordern würde.

SMASHDOCs wurde von Grund auf so konzipiert, dass es die kollaborative Textverarbeitung und Dokumentenproduktion unterstützt, und zwar unter Verwendung einer modernen Cloud-optimierten Architektur (bereitgestellt durch Single-Tenancy SaaS, dedizierte private Cloud oder on-prem), die Inhalte auf einer extrem granularen Ebene speichert, verwaltet und verarbeitet. Obwohl die Technologie von SMASHDOCs auch für eine Reihe von Unternehmen mit weniger strengen Dokumentanforderungen nutzbar ist, eignet sich das Produkt aufgrund seines Designs perfekt für die gemeinschaftliche Erstellung von Dokumenten in anspruchsvollen Branchen wie dem juristischen und öffentlichen Sektor, dem Kapitalmarkt/Handel, der Fertigung und dem (Buch-)Verlagswesen.

4.2  Wichtigste Funktionsweisen

ABBILDUNG 2: SMASHDOCS PROZESS

“Eine führende Airline-Allianz sendet anstehende Pressemitteilungen im Word-Format zur Genehmigung an ihre Mitglieder und lädt Dutzende von zurückgesandten Versionen in SMASHDOCs zur benutzerfreundlichen Überprüfung und dem Abgleich hoch.”

Quelle: Christian Marchsreiter, Geschäftsführer von SMASHDOCs

Die obige Abbildung veranschaulicht die drei Systemphasen von SMASHDOCs. Zunächst wird ein vorhandenes oder neu erstelltes Dokument in das System hochgeladen oder ein Dokument wird auf der Grundlage eines Interviews und der gemeinsamen Bearbeitung innerhalb des Geschäftssystems eines Kunden zusammengestellt. Die SMASHDOCs-Technologie zerlegt das Dokument in granulare Inhaltsfragmente und die DokumentenStruktur, welche in einer internen Datenbank gespeichert werden.

Als Nächstes ist ein einmaliger Einrichtungsprozess erforderlich, um Mitarbeiter zu identifizieren und Berechtigungen zu definieren (die später im Prozess geändert oder angepasst werden können). Nach der Einrichtung können Benutzer gemeinsam an der Erstellung von Inhalten arbeiten, die vorgenommenen Änderungen einsehen und die Ausgabe durch einen Online- oder Offline-Abgleichprozess bestimmen. Danach kann der Inhalt für die Veröffentlichung gesperrt und finalisiert werden. Es ist wichtig zu beachten, dass zu jedem Zeitpunkt während des Prozesses der inhaltlichen Zusammenarbeit eine Microsoft Word-Datei für diejenigen Benutzer erstellt werden kann, die es vorziehen, Inhalte offline zu überprüfen und zu bearbeiten. Sobald diese Benutzer ihre bearbeiteten Word-Dateien in SMASHDOCs hochladen, erkennt und importiert die Technologie diese Änderungen in das System und bietet einen gestrafften Vergleichs- und Überprüfungsprozess, der weit über die „Versionsvergleich“-Funktion von MS Word hinausgeht.

ABBILDUNG 3: DIE VORTEILE DER SPEICHERUNG VON INHALTSFRAGMENTEN IM VERGLEICH ZU GANZEN VERSIONEN

Die letzte Phase ist die Produktion und Verteilung von Dokumenten. Sobald alle Änderungen abgeschlossen sind, kann das System entweder nach Microsoft Word exportieren oder ein internes XML-basiertes Format an eine externe Anwendung oder Rendering-Engine eines Drittanbieters (wie Adobe InDesign) senden. Diese Anwendung wandelt das XML in PDF, ePub oder eine andere Art von formatiertem Dokument um. Der Vorteil hierbei ist, dass SMASHDOCs die Formatierung und Präsentation nicht einschränkt, sondern eine sehr strukturierte und standardisierte Art der Steuerung bietet, die leicht in jeden nachgeschalteten Produktionsprozess integriert werden kann.

Das System speichert jede inhaltliche Änderung und enthält eine vollständige Kontrollhistorie sowie detaillierte Berichts- und Prüfmöglichkeiten. Benutzer müssen sich nicht um die Versionskontrolle oder den Abgleichprozess kümmern – das System verwaltet dies alles selbst.

4.3  Architektur und Cloud

SMASHDOCs wird auf einer serverlosen, in Containern organisierten Architektur entwickelt und bietet als solche eine Reihe von flexiblen Einsatzmöglichkeiten. In den meisten Fällen läuft sie on-prem oder in einer privaten Cloud-Instanz in einem Rechenzentrum in einem Land nach Wahl des Kunden (wie T-Systems in Deutschland oder Microsoft Azure weltweit). Das Produkt wird mit einer umfangreichen, leistungsstarken API geliefert, die eine einfache und schnelle Integration oder Verbindung mit anderen Systemen ermöglicht. Das Dokument wird „on the fly“ aus Inhaltsfragmenten zusammengestellt, die in einer zentralen Datenbank gespeichert sind, während die Benutzer nur die Dokumentdarstellung auf der Grundlage ihrer Rolle und Berechtigungen sehen. Dieser Ansatz bettet die Zusammenarbeit in das Herzstück des Produkts ein und stellt sicher, dass jede Aktion oder Bearbeitung nachverfolgt, verwaltet und kontrolliert werden kann.

Die Architektur des modularen Produkts ermöglicht zudem eine dynamische Skalierung und eine schnelle Einführung. Diese Fähigkeiten sind von entscheidender Bedeutung, um ein schnelles Time-to-Value-Ergebnis zu erreichen. Das Produkt wird typischerweise im Vor-Ort-Betrieb oder als Single-Tenant-Instanz auf einer beliebigen öffentlichen Cloud bereitgestellt.

4.4  Alleinstellungsmerkmale

„Wir sind auf dem Markt auf kein Unternehmen gestoßen, das kollaborative Textverarbeitung in ähnlicher Weise wie SMASHDOCs anbietet.“

Quelle: Kaspar Roos

Die Technologie verfügt über bestimmte einzigartige Funktionen, die kollaborative Teams bei der effizienten und effektiven Erstellung von Dokumenten unterstützen. Die wichtigsten davon sind nachstehend aufgeführt:

  1. Datenbank-Architektur, die jedes Stück Inhalt speichert, einschließlich der Dokumentenstruktur, Metadaten und Tags, die es den Benutzern ermöglichen, Änderungen auf einer granularen Ebene nachzuvollziehen. SMASHDOCs geht dabei weit über das hinaus, was die traditionelle Textverarbeitung bieten kann.
  2. Offline-Überprüfung mit Microsoft Word. Dies ist eine einzigartige und leistungsstarke Funktion, um Offline-Benutzern die Möglichkeit zu geben, eine MS Word-Datei zu exportieren, sie lokal zu bearbeiten und die geänderte Datei in SMASHDOCs hochzuladen. SMASHDOCs zerlegt daraufhin die Datei und synchronisiert sie mit der Datenbank.
  3. Adaptives Redlining. Diese von SMASHDOCs patentierte Funktion zeigt den Benutzern NUR die Änderungen an, die zur Erfüllung ihrer Aufgaben erforderlich sind. Im Gegensatz zu Word, das jede nachverfolgte Änderung rot markiert, beschleunigt diese Funktion die Überprüfung und Genehmigung erheblich und bietet Autoren sowie Gutachtern eine wesentlich bessere Benutzererfahrung. Dies ist insbesonderen dann der Fall, wenn es sich um eine große Benutzergruppe oder umfangreiche Dokumente handelt.
  4. Umfangreiche Kommentar- und Vergleichsfunktionen, einschließlich der Möglichkeit, durch Markierung Metadaten zu den Kommentaren hinzuzufügen. Dadurch wird es (in Kombination mit der adaptiven Redlining-Funktion) einfacher, anderen Mitarbeitern nur die relevantesten Kommentare anzuzeigen. Das System erlaubt es auch, Kommentare im privaten oder verdeckten Modus abzugeben.
  5. SMASHDOCs ist als App innerhalb von Microsoft Teams verfügbar. Teams ist Microsofts Plattform für Online-Kollaboration. Diese Integration erweitert ihre Funktionalität um die Dokumenterstellung und Kollaboration, so dass die Benutzer in ihrer bevorzugten Umgebung arbeiten können.
  6. SMASHDOCs enthält weitere Nutzbarkeitsmerkmale wie bidirektionale Referenzierung, API-basierte Integration mit Sprachübersetzungsdiensten und einen Einrichtungsassistenten, der den Benutzern hilft, Dokumente schnell von Grund auf oder unter Rückgriff auf andere Geschäftssysteme zu erstellen.
  7. Detaillierte Berichterstattung und Auditierung. Sowohl in den regulierten als auch in den nicht regulierten Branchen besteht ein wachsender Bedarf, Änderungen für die Auditierung und im Sinne der Transparenz zu verfolgen und zu speichern. SMASHDOCs erfüllt diese Anforderung durch seine patentierte „Historie pro Absatz“-Funktion.

5  Typische Anwendungsfälle

5.1  Ideale Einsatzmöglichkeiten

Heute eignet sich die SMASHDOCs-Technologie am besten für Umgebungen, die aufgrund einer hohen Anzahl von Bearbeitungen, strenger Nachverfolgungs- und Prüfanforderungen oder der Beteiligung einer großen Anzahl von Mitarbeitern einen hohen Bedarf an kollaborativen Dokumenten haben. Typische Anwendungsbereiche sind hier das Verlagswesen (Bücher, Handbücher, Bedienungsanleitungen, technische Entwürfe, wissenschaftliche Veröffentlichungen, Fachberichte und mehr) sowie B2B-Dokumente wie Rechts- und Kapitalmarkthandelsverträge, Versicherungsprodukte, Unternehmensrichtlinien, regulatorische Eingaben, Dokumente des öffentlichen Sektors, Verkaufsangebote und mehr. Weitere Anwendungsfälle sind Geschäftsdokumente, Marketingkommunikation oder die Erstellung und Überprüfung von Inhalten, die in systemgenerierte Kommunikation einfließen.

ABBILDUNG 4: SMASHDOCS POSITIONIERUNG

5.2  Zukunftsmärkte

Die Technologie von SMASHDOCs wurde so entwickelt, dass sie eine horizontale Struktur aufweist, d.h. sie kann problemlos eine Vielzahl von Anwendungsfällen und Branchen unterstützen. Aus einer Go-to-Market-Perspektive hat SMASHDOCs branchenspezifische Vorschläge für Projekte in den Bereichen Recht, (Corporate) Publishing, öffentlicher Sektor und Vereinbarungen entwickelt. Für die Zukunft erwarten wir, dass SMASHDOCs zusätzliche vertikale Branchenlösungen für die Bildung (Veröffentlichung von Studentenarbeiten), Forschungseinrichtungen (Erstellung von Zuschussanträgen), die pharmazeutische Industrie („Medical Writing“), Veröffentlichungen aus dem Finanzwesen (Wertpapierprospekte), Finanzdienstleistungen (Finanz- und Jahresberichte), Versicherungen (Policenentwicklung oder Zeichnungsdokumente), die Automobilindustrie (Bedienungsanleitungen) und andere entwickeln wird.

6  SMASHDOCs im Vergleich zu Alternativen auf dem Markt

Wir haben in diesem Markt kein anderes Unternehmen gefunden, das datenbankgestützte Inhalte und nutzerbasierte Zugriffsberechtigungen auf einem höheren Niveau der Benutzerfreundlichkeit einsetzt, als wie dies bei SMASHDOCs derzeit umgesetzt ist. Anbieter von Textverarbeitungsprogrammen oder andere Akteure, die kollaborative Autorensoftware anbieten, bieten oft starkes Co-Authoring an, zeigen aber Schwächen bei der Versionskontrolle, oder sie zeichnen sich bei der gemeinsamen Nutzung von Dateien aus, bieten aber eine suboptimale Kollaboration an. Wenn sie beide Bereiche gut abdecken, neigen sie dazu, Teil einer hochspezialisierten Branchenlösung zu sein, was ihre Anwendung und ihren Nutzen außerhalb dieser einen Vertikalen stark einschränkt. Wie wir eingangs erläutert haben, ist die SMASHDOCs Technologie von Natur aus horizontal strukturiert, so dass sie für zahlreiche unterschiedliche Branchen eingesetzt und bei Bedarf sogar in branchenspezifische Lösungen integriert werden kann.

Zu den Hauptmitbewerbern von SMASHDOCs gehören:

  1. Traditionelle Textverarbeitungslösungen wie Microsoft Word und Google Docs, die Kollaboration und einfache Überarbeitungsmöglichkeiten bieten. Traditionelle Textverarbeitungsprogramme stoßen schnell an ihre Grenzen, wenn robustere Überprüfungs-, Genehmigungs- oder geführte Interview-Funktionen erforderlich sind oder wenn Prüfpfade erstellt werden müssen, um die Einhaltung von Vorschriften zu gewährleisten.
    • Auf dem Markt für Cloud-basierte Produktivität und Arbeitsbereiche sind neue Start-ups entstanden, die Microsoft und Google Docs herausfordern. Marktteilnehmer wie Quip (von Salesforce übernommen), Notejoy, Slite und andere beginnen, die Art und Weise neu zu definieren, wie Büroangestellte und Verkaufsteams ihre Arbeit erledigen. Dabei bieten sie oftmals das Organisieren von Dokumenten in Kanälen, die ein zusammenhängendes Schreib- oder Bearbeitungserlebnis bieten. Dennoch sind ihre Abgleich- und Genehmigungsprozesse wie bei Word und Google Docs in der Regel weniger robust als das, was SMASHDOCs bietet, obwohl sie eine nahtlosere Dokumentenverwaltung oder einen integrierteren Ansatz für Tabellenkalkulations- und Präsentationssoftware bieten als das, was Google oder die Microsoft 365 Suite bieten können.
  2. Content Collaboration Plattform (CCP)-Anbieter konzentrieren sich auf das Angebot von Kollaborationslösungen für Inhalte im gesamten Unternehmen. Die meisten von ihnen, wie Dropbox, Box, Microsoft (Sharepoint oder Teams), kommen aus dem Filesharing-Bereich, aber auch Anbieter von kollaborativen Arbeitsbereichen wie Slack bewegen sich in diesen Bereich. Diese Gruppe konzentriert sich auf die Erleichterung der Zusammenarbeit von Inhalten innerhalb einer Organisation durch die Integration von Dateispeicher-, Chat-, Textverarbeitungs-, Tabellenkalkulations-, Präsentations-, Web-Meeting-Funktionen und mehr. Sie bieten zwar eine gewisse Dokumentverarbeitung, aber im Vergleich dazu fehlen ihnen in der Regel die umfangreichen Fähigkeiten zur gemeinsamen Erstellung, dem Abgleich und der Prüfung von Dokumenten, die SMASHDOCs bietet. Ein weiterer großer Nachteil ist, dass sie Änderungen an Dokumenten als Versionen speichern, was die Verwaltung von Versionen sowie die Überprüfung von Inhaltsänderungen erschwert, wenn mehrere Benutzer und Versionen beteiligt sind.
  3. Anbieter von Software für das Contract Lifecycle Management (CLM) zielen darauf ab, alle an den Verhandlungen beteiligten Parteien und Versionen in einem vertrauenswürdigen Medium zu vereinen, das es allen Anwendern ermöglicht, Änderungen einzusehen und den zeitlichen Ablauf der Entwicklung eines Vertrags vom Beginn bis zur Unterzeichnung zu verfolgen. Hier gibt es eine Vielzahl von Konkurrenten, die von etablierten CRM2-, ERP3– und ECM4–Anbietern bis hin zu aufstrebenden Cloud-Playern reichen.
    • Traditionelle Content-Management-Anbieter der Enterprise-Klasse wie IBM, OpenText oder Hyland bieten Content-Service-Plattformen an, die sich mehr auf die Speicherung und Verwaltung von Verträgen als auf den kollaborativen Charakter der Inhaltserstellung konzentrieren.
    • Zu den neu entstehenden Cloud-Playern gehören solche, die aus der Dokumentensignatur (wie Docusign mit SpringCM), dem Angebotsmanagement wie Conga und Pandadocs, AI/ML-basierten Playern wie Kira Systems und reinen Cloud-CLM-Lösungen wie Agiloft, Concord oder Onit stammen. Im Vergleich zu SMASHDOCs konzentrieren sich diese aufstrebenden Akteure oft auf die Bereitstellung eines stärker integrierten Produktionsprozesses, doch es fehlt ihnen an ausgefeilten Funktionen für die Zusammenarbeit.
  4. Spezialisierte Lösungen für eine Reihe von Anwendungsfällen im Verlagswesen.
    • Professionelle Verlage verlassen sich häufig auf selbst entwickelte oder angepasste Content-Management-Lösungen, um die Prüfung und Genehmigung von Manuskripten zu verwalten. Diesen fehlt es im Vergleich zu den SMASHDOCs typischerweise an Robustheit bei der Annotation und dem Abgleich.
    • Unternehmen, die Jahresberichte, Finanzdokumente oder sogar Hauszeitschriften veröffentlichen, verlassen sich häufig auf Seitenlayout-Technologie von Adobe (InDesign) oder Quark (xPress). Quark ist, mehr als Adobe, auf Enterprise Publishing spezialisiert und hat eine komplette kollaborative Arbeitsumgebung aufgebaut. Im Vergleich zu den SMASHDOCs konzentriert sich die Seitenlayouttechnologie mehr auf den Produktionsaspekt. Dabei steht eher die Optimierung der Media Assets für die digitale Verbreitung, als der Prozess der Zusammenarbeit und der Genehmigung von Inhalten im Vordergrund.
  5. Customer Communications Management (CCM)-Anbieter. Der CCM-Bereich befasst sich mit der Erstellung, Genehmigung und Überprüfung von Inhalten und Vorlagen für systemgenerierte Kommunikation. Während die Technologie von SMASHDOCs für die Produktion von Einzeldokumenten verwendet wird, bieten CCM-Anbieter kollaborative Arbeitsfunktionen, um Inhalte zu erstellen, die für die Systemausgabe verwendet werden, entweder für transaktionale (Fakturierung, Rechnungen) oder werbewirksame (Marketing) Kommunikation. CCM-Anbieter sind hochspezialisiert auf Inhalts- und Versionskontrolle, Auditierung und Genehmigungen, aber im Gegensatz zu SMASHDOCs sind sie nicht für die Ad-hoc-Dokumentenerstellung gedacht und unterstützen keine gemeinschaftliche Bearbeitung in Echtzeit.
  6. Marketing-Technologie (MarTech)-Anbieter. Jede Art von Marketingsystem, das sich mit der Generierung, Speicherung und dem kommunikativen Output von Marketingmaterialien befasst, verfügt möglicherweise über Funktionen zur gemeinsamen Erstellung von Inhalten und zum Abgleich, was sie zu einer potentiellen Alternative zu SMASHDOCs macht. Marketing-Asset-Management-Systeme (MAM), Digital-Asset-Management-Systeme (DAM), Content-Management-Systeme (CMS) oder Web-Content-Management-Systeme (WCM) können alle kollaborative Content-Entwicklungsfähigkeiten in verschiedenen Graden der Robustheit aufweisen, wenn auch nicht auf dem Niveau von SMASHDOCs. Darüber hinaus können sich E-Mail-Automatisierungs- und Marketingkampagnensysteme, ebenso wie der CCM-Bereich, auf die gemeinschaftliche Erstellung und Genehmigung von E-Mails, sozialen Medien und anderen digitalen Kommunikationsmitteln stützen.
  7. Anbieter von KI/ML-Technologien, zumindest diejenigen, die sich besonders auf Branchen konzentrieren, in denen kollaborative Berichterstattung wichtig ist, wie z.B. Finanz-/Risikokontrolle oder Vertrags-Lebenszyklusmanagement, könnten als Mitbewerber angesehen werden. Unternehmen wie Workiva, Blackline, Auditboard und ähnliche bieten KI-gesteuerte Audit- und Compliance-Berichte mit Remote-Kollaboration zur Problembehebung und Berichterstattung. Anbieter von Contract Lifecycle Management wie Kira Systems und andere, die KI/ML im Vertragsmanagement anwenden, fallen ebenfalls in diese Kategorie. SMASHDOCs bietet nicht nur robustere Möglichkeiten für die kollaborative Erstellung von Inhalten, sondern dank der Art und Weise, wie es Inhalte durch Tags und Metadaten strukturiert, besonders ausgefeilte Möglichkeiten für das maschinelle Lernen.

7  Schlussfolgerung

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass SMASHDOCs eine erstklassige Lösung ist, die mit Blick auf die Bedürfnisse ihrer Benutzer entwickelt wurde. Die Schnittstelle ist sehr gut gestaltet, und das System bietet enorme Vorteile im Vergleich zu der Art und Weise, wie die Erstellung, Überprüfung und Genehmigung von Inhalten traditionell durchgeführt wird. SMASHDOCs sollte ganz oben auf der Liste der Unternehmen stehen, die innovative Lösungen suchen, um die Effizienz von Remote-Teams in einer von COVID-19 geprägten Arbeitsumgebung zu verbessern.

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  1. Quelle: Understanding the New Digital Reality, Aspire, Juli 2020
  2. Customer Relationship Management, z. B. Salesforce und Microsoft Dynamics
  3. Enterprise Resource Planning, wie z.B. SAP oder Oracle ERP
  4. Enterprise Content Management, oder heutzutage Content Services-Plattformen wie OpenText, Microsoft oder Hyland