Verträge sind in Wahrheit komplexe Projekte

Ein Vertrag ist nicht nur ein juristisches Dokument mit Unterschrift – ein Vertrag ist weitaus mehr. Jede einzelne Seite ist das Ergebnis eines zeitaufwändigen Ringens mehrerer Parteien um die vorteilhaftesten Klauseln. Die endgültige Fassung ist das Ende einer langen Evolutionsgeschichte von Entwürfen und Überarbeitungen – der Kompromiss aller Kompromisse aus internen Sitzungen und externen Verhandlungen. Unzählige Tassen Kaffee wurden bei seiner Erstellung getrunken, Termine angemahnt und ganze Festplatten voller E-Mails geschrieben. Kurzum, ein ausgereifter, ausverhandelter Vertrag ist ein anspruchsvolles Projekt. Und viele Unternehmen müssen eine Menge solcher Projekte bearbeiten…

Herkulesaufgabe für die Teams der Vertragsparteien

Die Arbeit an Vertragsprojekten ist für die verantwortlichen Mitarbeiter eine Herkulesaufgabe. Unabhängig vom Inhalt. Ob ein Vertriebsmitarbeiter einen Kaufvertrag zum Abschluss bringen will, ein Einkäufer einen großvolumigen Rahmenvertrag entwirft oder ob ein Bundesliga-Sportdirektor den neuesten Spielerlizenzvertrag aufsetzt – es gibt immer dieselben Herausforderungen zu bewältigen: hoher Abstimmungsbedarf, zig Fassungen und eine Flut an Korrekturen. Die Einbindung von externen Anwälten, Hausjuristen, Fachabteilungen und Vorgesetzten erhöht die Komplexität zusätzlich. In Summe stehen sich also zwei Verhandlungsteams gegenüber, die sowohl intern als auch gegenüber der anderen Vertragspartei ganz unterschiedliche Interessen zusammenführen müssen. Eine Aufgabe, die nicht nur Verantwortungsbewusstsein, sondern auch Nerven aus Stahl erfordert.

Digitale Werkzeuge sind meist nur Insellösungen

Für die Vertragsbearbeitung gibt es eine ganze Reihe von digitalen Helfern, die sich aber meist nur mit Teilaspekten eines Vertragsprojekts beschäftigen. Sogenannte Document Assembly Lösungen vereinfachen mit ihrer fragebogengestützten Benutzerführung die Erstellung des ersten Entwurfs. In aller Regel kommt auch das  Office-Programm Microsoft Word zum Einsatz. Es dient seit Jahrzehnten als Tool für die Abstimmung von Vertragstexten – dank Änderungsverfolgung und Kommentarfunktion. Der Austausch der verschiedenen Fassungen erfolgt dann in erster Linie über E-Mail. In manchen Fällen kümmern sich Dokumenten-Management-Systeme wie etwa Microsoft Sharepoint um die Versionierung. Und schließlich sorgen E-Signing-Lösungen dafür, dass immer weniger Verträge mit dem guten alten Montblanc-Füllfederhalter unterschrieben werden. Abgeschlossene Verträge landen zu guter Letzt im Archiv eines Vertragsmanagement-Systems. In Summe ergibt sich also ein Sammelsurium von Tools und Medien – ohne Schnittstellen. Insellösungen, die zwar digital sind, aber methodisch veraltet. Das gilt besonders für Word – ein Textprogramm, das aus den Achtzigerjahren stammt. Einem Jahrzehnt, in dem es noch Telefonzellen gab und Banküberweisungen von Hand ausgefüllt wurden.

SMASHDOCs verbindet alle Arbeitsschritte in einer Lösung

Es wurde also Zeit, das Thema Vertragserstellung ins 21. Jahrhundert zu beamen. Das Münchner IT-Unternehmen Toppan Merrill GmbH hat dafür eine Lösung entwickelt, die alle Beteiligten auf einer zentralen Plattform versammelt. Der gesamte Projektzyklus – vom ersten Entwurf bis zur digitalen Unterschrift und der Übergabe an ein Vertragsmanagement-System – erfolgt webbasiert. Die Nutzung ist also zu jeder Zeit und an jedem Ort der Welt möglich.

Kern der Anwendung ist ein völlig neues Textverarbeitungssystem, das weit über die Möglichkeiten von Word hinausgeht. Die smarte Versionskontrolle mit abschnittsweiser Versionierung vereinfacht den Arbeitsprozess und schafft Durchblick. Die sonst übliche Flut an Dokumentenversionen entfällt. Dazu kommt ein Plus an Transparenz: Jeder autorisierte Nutzer im Team kann zu jeder Zeit nachvollziehen, welche Änderungsvorschläge wann von wem gemacht und wie diese entschieden wurden. Die intelligente Änderungsverfolgung sorgt dafür, dass Beteiligte keine Änderung mehr verpassen oder gar übersehen. Sie benachrichtigt das Vertragsteam automatisch zu allen Dokumenten, für die es Neuigkeiten gibt. Das „Adaptive Redlining“ hebt sämtliche Änderungen und Kommentierungen optisch hervor, die für den jeweiligen Betrachter neu sind. Eine Kommentarfunktion erlaubt Diskussionen über Vertragsinhalte in Echtzeit, wenn notwendig auch nur zwischen ausgewählten Nutzern. Das Hin- und Hersenden von Abstimmungs-E-Mails gehört damit der Vergangenheit an.

„SMASHDOCs für Vertragsprojekte“ macht also vieles anders. Das gilt vom ersten bis zum letzten Tag des Vertragsprojekts. Schon bei der Erstellung des Vertragsentwurfs leistet die smarte Dokumenten-Vorlage Hilfestellung. Ein intelligenter Fragebogen stellt die richtigen Fragen und berücksichtigt die spezifischen Unternehmensvorgaben. Anschließend werden die Mitarbeiter dem Vertragsprojekt zugeordnet und erhalten individuell einstellbare Lese-, Kommentierungs- oder Genehmiger-Funktionen. Die Rechte- und Rollenverteilung kann bei jedem Vertragsprojekt individuell festgelegt und auch zwischendurch einfach angepasst werden. Alle Aktionen wie Änderungsvorschläge, Entscheidungen und Kommentierungen werden automatisch revisionssicher protokolliert. Die Vertragsarbeit wird also nicht nur einfacher, sondern auch sicherer.

Sicher verhandeln, sicher unterzeichnen

Die härteste Nuss in einem Vertragsprojekt ist meist die Verhandlung mit der Gegenseite. Selbst die beste Software kann die Gegenseite nicht sympathischer machen – aber zumindest wird die Abstimmung mithilfe eines Online-Dokuments einfacher. Sogar dann, wenn die Verhandlungspartner so altmodisch sind und auf ein Word-Dokument bestehen, findet SMASHDOCs eine Lösung. Das Vertragsdokument kann mit einem Klick als Word-Datei exportiert werden. Ändert der Verhandlungspartner etwas in der Datei, kann die geänderte Version einfach wieder reimportiert werden. SMASHDOCs erkennt dabei alle inhaltlichen Änderungen und neuen Kommentare und protokolliert sie revisionssicher im Online-Dokument. Danach benachrichtigt SMASHDOCs alle mitarbeitenden Personen über die Neuigkeiten durch optische Hervorhebung. Akribische, manuelle Versionsvergleiche sind damit komplett passé.

Die rechtssichere, digitale Unterzeichnung ist direkt im Onlinevertrag möglich – ohne zusätzliche E-Signing-Software. Am Ende wird dann der digital unterzeichnete Vertrag mitsamt übersichtlicher Dokumentation als PDF archiviert. Metadaten, wie zum Beispiel der Vertragsbeginn, Preise oder Überweisungsinformationen können einfach im Online-Dokument gekennzeichnet werden, sodass der Vertrag ohne manuellen Aufwand in einem Vertragsverwaltungs-System angelegt und als selbst-ausführender „Smart Contract“ eingerichtet werden kann.

Für alle Branchen und Unternehmensgrößen

„SMASHDOCs für Vertragsprojekte“ ist eine branchenunabhängige Lösung. Sie ist für Immobilienentwickler genauso interessant wie für Bundesligavereine und Industrieunternehmen. Nicht die Unternehmensgröße ist das ausschlaggebende Kriterium, sondern die Art der Vertragsprojekte. Bei abstimmungs- und verhandlungsintensiven Verträgen kann die SMASHDOCs-Lösung ihre Vorteile besonders gut entfalten. Die höhere Effizienz wirkt sich aber auch bei der Bewältigung einer großen Menge standardisierter Verträge aus.

Für den Einsatz der cloudbasierten SMASHDOCs-Lösung ist die IT-Infrastruktur im Unternehmen nicht ausschlaggebend. SMASHDOCs kann immer und überall betrieben werden. Die Daten sind auf Hochleistungs-Cloudservern gespeichert – ausschließlich in deutschen Rechenzentren mit den höchsten Anforderungen an IT-Security. Wer die Lösung „on-premises“ betreiben will, installiert SMASHDOCs einfach auf dem eigenen Unternehmensserver. 

SMASHDOCs hebt die Digitalisierung der Vertragswelt auf eine neue Stufe

Wer mit modernen, webbasierten Workflow-Tools arbeiten möchte, kommt in der Welt der Verträge nicht mehr um SMASHDOCs herum. Die Lösung für Vertragsprojekte ist vor allem deshalb so attraktiv, weil sie Hausjuristen zuverlässig entlastet und Teams produktiver macht. Hier zahlt der digitale Fortschritt vor allem auf das Zeitkonto ein und beschleunigt Vertragsarbeiten um bis zu 50 Prozent. Solche Dimensionen sind nur erreichbar, weil SMASHDOCs keine Insellösung ist, sondern die Komplexität von Vertragsprojekten smart vereinfacht. Das ist die nächste Stufe der Digitalisierung in der Vertragswelt.