Die Deutsche Rentenversicherung setzt bei der Erstellung von Broschüren aus der summa-summarum-Reihe auf die Kollaborationslösung von SMASHDOCs. Dabei handelt es sich um die vier Broschüren „Auf den Punkt gebracht“, die quartalsweise als E-Paper veröffentlicht werden. Hier sind relevante Fakten und Informationen zur Sozialversicherung und zu Betriebsprüfungen aufgeführt. Die Deutsche Rentenversicherung hat mit SMASHDOCs erhebliche redaktionelle Verbesserungen und Kosteneinsparungen realisiert, die auch für andere große Verwaltungen relevant sein dürften.

Die Arbeitsteilung ist die Mutter aller Probleme

Wenn in der öffentlichen Verwaltung Informationsbroschüren erstellt und gestaltet werden müssen, dann ist das oft ein arbeits-, zeit- und kostenintensiver Prozess mit vielen interne wie externen Beteiligten. So auch bei der Deutschen Rentenversicherung. Diese hat sich aufgemacht, die typischen Ineffizienzen einer verteilten Redaktion und Herstellung zu beseitigen. Weil in den Erstellungs- und Redaktionsprozess für eine Informationsbroschüre im Regelfall viele unterschiedliche Fachleute eingebunden sind, müssen Entwurfsdokumente über viele verschiedene Stationen weiter gereicht werden. So entsteht schnell eine Flut an Änderungsversionen, Kommentaren und E-Mails – oftmals wiederum mit angehängten neuen Dokumentversionen. Um den Verwaltungsaufwand der Redaktion zu minimieren und Abstimmungsprozesse zu beschleunigen, setzte die Leitung zunächst auf paralleles statt sequentielles Arbeiten. Dazu brauchte es ein geeignetes Text-Kollaborationstool.

Aber nicht nur das gleichzeitige Arbeiten war wichtig, sondern auch der einfache und sichere Austausch der Autoren untereinander zu bestimmten Textstellen. Änderungswünsche, Entscheidungen darüber und Kommentare mussten dabei übersichtlich erhalten bleiben und sollten jederzeit nachvollziehbar sein. Außerdem sollten Dokumenteninhalte medienneutral verwendbar sein und druckfertige PDF- und InDesign-Dateien sowie Webseiten direkt aus dem Tool heraus generiert werden können. Gleichzeitig sollten weniger Agenturleistungen eingekauft werden, um die externen Kosten für Layouts, Satz und Einarbeitung von Korrekturen zu reduzieren.

Satzkosten in 2 Jahren um 100 Prozent gesenkt

Über die SMASHDOCs-Lösung „Corporate Publishing“ gelingt die Erstellung aller Texte für die summa-summarum-Broschüren der Deutschen Rentenversicherung nun deutlich einfacher, schneller und kostengünstiger als bisher. So wird die bisher übliche Versions- und E-Mail-Flut aller beteiligten Autoren komplett beseitigt, alle Änderungswünsche der Autoren und der Redaktion sowie die Entscheidungen dazu werden automatisch absatzweise revisionssicher protokolliert. Dank der patentierten „Adaptive-Redlining“-Technologie bleiben alle Beteiligten immer auf dem aktuellsten Stand. Nutzer, die ein Dokument öffnen bzw. gleichzeitig darin arbeiten, werden automatisch über neue, inhaltliche Änderungen und Kommentare benachrichtigt, die sofort und individuell an den Kenntnisstand des jeweiligen Betrachters angepasst farblich hervorgehoben werden. Manuelle Versionsvergleiche entfallen dadurch komplett, Änderungen können nicht mehr übersehen werden. Das Nachvollziehen von neuen Änderungen wird so erheblich einfacher, schneller und sicherer.

Das bisherige, Bearbeiten von Word-Dokumenten wird jetzt durch eine moderne, webbasierte Textverarbeitungslösung abgelöst, die auch gleichzeitiges Arbeiten ermöglicht und den Abstimmungsprozess vereinfacht und beschleunigt. Zudem konnte die Deutsche Rentenversicherung dank des Einsatzes der kollaborativen Textverarbeitungslösung von SMASHDOCs die Satzkosten, die bisher bei einer externen Agentur anfielen, innerhalb von 2 Jahren um 100 Prozent senken, weil die Nutzer nun jederzeit selbst auf Knopfdruck druckfähige Endprodukte im PDF- und InDesign-Format sowie Daten für die Website erzeugen können. „Mit SMASHDOCs haben wir jetzt die Möglichkeit, die Inhalte unserer rein  elektronischen Publikationen auch ohne teures Redaktionssystem auf  verschiedenen Kanälen zu nutzen“, sagt Ute Müller, verantwortliche Redakteurin summa summarum, Deutsche Rentenversicherung, Presse- und Öffentlichkeitsarbeit.

Hochwertiges InDesign-Layout per Mausklick

Das Ziel, Abstimmungs- und Herstellungsprozesse einfacher, schneller und kostengünstiger zu gestalten, wurde voll erreicht. Der Abschlussaufwand der Redaktionsleitung minimiert sich auf ein One-Click-Publishing. Die Ausgabe des Dokuments erfolgt automatisch als hochwertig gestaltetes PDF-Dokument oder – im Falle von noch minimalen optischen Anpassungswünschen – als InDesign-Datei. Zudem wurde die bessere Wiederverwendung der Inhalte zur Übernahme in das Web-CMS ermöglicht. Nach Abschluss der Arbeiten wurden darüber hinaus die Satzdateien in Worddateien rückkonvertiert. Damit ist das Manuskript auch für die nächste Auflage nutzbar, was weitere, erhebliche Kosten einspart.