Zusammenarbeiten – aber intelligent

Ein Dokument gemeinsam bearbeiten

Sobald ein Dokument zur Bearbeitung freigegeben wurde, kann es von mehreren Personen bearbeitet und kommentiert werden. Änderungen am Text werden zunächst als Vorschläge gespeichert, über welche dann in einem zweiten Schritt entschieden werden kann. Am Ende kannst Du es mit nur wenigen Klicks exportieren.

Änderungsvorschläge im Text erstellen

Wenn Du die Rolle „Bearbeiter" oder „Entscheider" im Dokument hast, kannst Du den Inhalt des Dokuments bearbeiten.

Klicke hierzu einfach in einen Text-Abschnitt und nimm die gewünschten Änderungen vor.

Die eingearbeiteten Änderungen werden dabei automatisch gespeichert, wenn Du außerhalb des Abschnitts oder auf den grünen Button „Speichern" klickst oder die Tastenkombination STRG+S (für Mac: CMD+S) drückst. Im Anschluss wird der Bearbeitungsmodus beendet und die Darstellung des Abschnitts entsprechend der gemachten Änderungen angepasst.

Deine Änderungen werden noch nicht sofort übernommen, sondern zunächst als Änderungsvorschläge dargestellt, welche dann von einem Nutzer mit der Rolle „Entscheider" angenommen bzw. abgelehnt werden können.

Über Änderungsvorschläge entscheiden

Wenn Du die Rolle „Entscheider" in einem Dokument hat, kannst Du Änderungsvorschläge im Text annehmen bzw. ablehnen.

Klicke dazu in den Abschnitt und triff Deine Entscheidung – und alle Änderungsvorschläge des Abschnitts werden entsprechend aktualisiert. Du kannst aber auch ein oder mehrere Wörter markieren und nur für diese eine Entscheidung treffen.

Die Historie eines Abschnitts einsehen

SMASHDOCs merkt sich alle Änderungen zu einem Abschnitt. Um diese einsehen zu können, klicke einfach auf die Versionsnummer rechts von einem Abschnitt. Diese Nummer erscheint jedoch nur für Abschnitte, die bereits geändert wurden.

Neue Änderungen nachvollziehen

Gibt es in Deinem Dokument Änderungen am Inhalt, die Du noch nicht gesehen hast, benachrichtigt Dich SMASHDOCs über einen roten Hinweis unterhalb des Tabs „Änderungen" in der linken Leiste.

Klicke auf das Tab, und Du siehst eine Liste aller Abschnitte, die neue Änderungen enthalten. Wähle den ersten Abschnitt, und SMASHDOCs hebt für Dich die neuen Änderungen im Dokument farblich hervor. Und zwar so:
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Wenn Du die neuen Änderungen gesehen hast, klicke einfach auf den blauen Button mit dem Auge. Damit weiß SMASHDOCs, dass Du die Änderung gesehen hast. Die farblichen Hervorhebungen verschwinden und SMASHDOCs führt Dich automatisch zum nächsten Abschnitt mit neuen Änderungen.

So kannst Du neue Änderungen super-einfach und super-schnell nachvollziehen.

Wenn du möglichst schnell einen Überblick über deine ungesehenen Änderungen haben möchtest, klicke dich durch die Änderungsliste und lasse dir neue Änderungen Abschnitt für Abschnitt anzeigen.
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Für nähere Infos zu den einzelnen Änderungen wirfst du am besten einen Blick in die Historie eines Abschnitts. Hier wird dir detailliert angezeigt, wer wann welche Änderungen vorgenommen hat. Ungesehene Änderungen werden gelb hinterlegt dargestellt.
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Um dir die Abschnittshistorie beim Abarbeiten deiner ungesehenen Änderungen anzeigen zu lassen, aktiviere einfach die entsprechende Funktion in der Änderungsliste. Setze ein Häkchen im entsprechenden Funktionsfeld, um die Abschnittshistorie beim Klicken auf eine Änderung mit einzublenden. Ist der Haken nicht gesetzt, navigiert SMASHDOCs zur entsprechenden Änderung ohne den Änderungsverlauf einzublenden.
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Neue Abschnitte einfügen

Du kannst natürlich auch neue Abschnitte einfügen. Hier gibt es jedoch eine Besonderheit.

Klicke in einen bestehenden Abschnitt und drücke dann die ENTER-Taste. Dadurch wird unterhalb des Abschnitt ein neuer Bereich angelegt. Dort kannst Du wie gewohnt schreiben sowie Bilder und Tabellen einfügen.

Allerdings werden neu hinzugefügte Abschnitte zunächst automatisch als Entwurfs-Abschnitt gespeichert. Andere Nutzer können den Abschnitt zwar schon sehen, aber noch nicht bearbeiten oder kommentieren. Das ist sehr praktisch, weil Du so „ungestört" an Deinem Entwurf arbeiten kannst.

Deine eigenen Entwurfs-Abschnitte erkennst Du dabei an der dunkelgrauen Hinterlegung und Deinem Profilbild, welches auf der linken Seite des Entwurf-Abschnittes erscheint. Entwurfs-Abschnitte von anderen Nutzern werden Dir mit einer weiß-grau gestreiften Unterlegung angezeigt sowie mit dem jeweiligen Profilbild des Nutzers. Diese kannst Du zwar verschieben, aber inhaltlich nicht bearbeiten.

Außerdem können leere Entwurfsabschnitte jederzeit gelöscht werden, auch wenn diese von anderen Benutzern erstellt wurden und (noch) nicht zur Überarbeitung freigegeben wurden. Sobald allerdings der Bearbeiter anfängt zu schreiben, geht dies nicht mehr.

Bist Du mit dem Entwurf fertig, kannst Du ihn zur Bearbeitung freigeben, indem Du auf den blauen Button klickst. Danach kann der Abschnitt von allen Nutzern bearbeitet werden.

Wenn Du im Dokument Admin bist und/oder die Rolle „Entscheider" hast, kannst Du auch die Entwurfs-Abschnitte von anderen Nutzern jederzeit zur Überarbeitung freigeben bzw. diese löschen.
Alle Deine Entwurfsabschnitte werden außerdem in der Liste „Meine Entwürfe" zusammengefasst (sofern sie bereits Text enthalten). Die Liste kannst Du links in der Tableiste einsehen.
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Du hast somit eine Übersicht über all Deine eigenen Entwurfsabschnitte. Mit einem Klick auf einen Abschnitt in der Liste wirst Du direkt an die entsprechende Stelle im Dokument navigiert. Zusätzlich kannst Du mit einem Klick auf den blauen Button den Entwurfsabschnitt direkt zur Überarbeitung freigeben.
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Mit Hilfe der Massenfunktion kannst Du auch alle eigenen Entwurfsabschnitte gleichzeitig freigegeben.
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Dokument exportieren

Hast Du Dein Dokument fertig bearbeitet, kannst Du es mit nur wenigen Klicks als Word-Datei exportieren.

Klicke dafür in der Kopfzeile des Dokuments unter „Optionen" auf „Export" und wähle, welche Designvorlage für den Export genutzt werden soll. Je nach Vorlage erhältst Du ein anderes Dokumentenlayout. Außerdem kannst du festlegen, welche Dokumentenelemente wie Inhalts-, Abbildungs- und Tabellenverzeichnis sowie Abbildungs- und Tabellenunterschriften automatisch angelegt werden sollen.
Neben dem Word-Export hast Du genauso die Möglichkeit Dein Dokument als HTML zu exportieren. Wähle dafür einfach die Export-Option „HTML" aus. Auch hier kannst Du wieder festlegen, welche Inhalte Du in Deinem Dokument fertigen Dokument haben möchtest: alle (neuen) Änderungen, die komplette Änderungshistorie pro Abschnitt und alle Gesprächsbeiträge – oder vollständig ohne jede Redline.

Zusammen mit anderen Nutzern im Dokument diskutieren

Neben der inhaltlichen Zusammenarbeit kannst Du auch mit anderen Nutzern direkt im Dokument kommunizieren und diskutieren.

Wie das geht, erfährst du hier.
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