Zusammenarbeiten – aber intelligent

Sobald ein Dokument zur Bearbeitung freigegeben wurde, kann es von mehreren Personen bearbeitet und kommentiert werden. Änderungen am Text werden zunächst als Vorschläge gespeichert, über welche dann in einem zweiten Schritt entschieden werden kann. Am Ende kannst Du es mit nur wenigen Klicks exportieren.

Wenn Du die Rolle „Bearbeiter" oder „Entscheider" im Dokument hast, kannst Du den Inhalt des Dokuments bearbeiten.

Klicke hierzu einfach in einen Text-Abschnitt und nimm die gewünschten Änderungen vor.

Die eingearbeiteten Änderungen werden dabei automatisch gespeichert, wenn Du außerhalb des Abschnitts oder auf den grünen Button „Speichern" klickst oder die Tastenkombination STRG+S (für Mac: CMD+S) drückst. Im Anschluss wird der Bearbeitungsmodus beendet und die Darstellung des Abschnitts entsprechend der gemachten Änderungen angepasst.

Deine Änderungen werden noch nicht sofort übernommen, sondern zunächst als Änderungsvorschläge dargestellt, welche dann von einem Nutzer mit der Rolle „Entscheider" angenommen bzw. abgelehnt werden können.

Wenn Du die Rolle „Entscheider" in einem Dokument hat, kannst Du Änderungsvorschläge im Text annehmen bzw. ablehnen.

Klicke dazu in den Abschnitt und triff Deine Entscheidung – und alle Änderungsvorschläge des Abschnitts werden entsprechend aktualisiert. Du kannst aber auch ein oder mehrere Wörter markieren und nur für diese eine Entscheidung treffen.

Gibt es in Deinem Dokument Änderungen am Inhalt, die Du noch nicht gesehen hast, benachrichtigt Dich SMASHDOCs über einen roten Hinweis unterhalb des Tabs „Änderungen" in der linken Leiste.

Klicke auf das Tab, und Du siehst eine Liste aller Abschnitte, die neue Änderungen enthalten. Wähle den ersten Abschnitt, und SMASHDOCs hebt für Dich die neuen Änderungen im Dokument farblich hervor. Und zwar so:

Wenn Du die neuen Änderungen gesehen hast, klicke einfach auf den blauen Button mit dem Auge. Damit weiß SMASHDOCs, dass Du die Änderung gesehen hast. Die farblichen Hervorhebungen verschwinden und SMASHDOCs führt Dich automatisch zum nächsten Abschnitt mit neuen Änderungen.

So kannst Du neue Änderungen super-einfach und super-schnell nachvollziehen.

Du kannst natürlich auch neue Abschnitte einfügen. Hier gibt es jedoch eine Besonderheit.

Klicke in einen bestehenden Abschnitt und drücke dann die ENTER-Taste. Dadurch wird unterhalb des Abschnitt ein neuer Bereich angelegt. Dort kannst Du wie gewohnt schreiben sowie Bilder und Tabellen einfügen.

Allerdings werden neu hinzugefügte Abschnitte zunächst automatisch als Entwurfs-Abschnitt gespeichert. Andere Nutzer können den Abschnitt zwar schon sehen, aber noch nicht bearbeiten oder kommentieren. Das ist sehr praktisch, weil Du so „ungestört" an Deinem Entwurf arbeiten kannst.

Deine eigenen Entwurfs-Abschnitte erkennst Du dabei an der dunkelgrauen Hinterlegung und Deinem Profilbild, welches auf der linken Seite des Entwurf-Abschnittes erscheint. Entwurfs-Abschnitte von anderen Nutzern werden Dir mit einer weiß-grau gestreiften Unterlegung angezeigt sowie mit dem jeweiligen Profilbild des Nutzers. Diese kannst Du zwar verschieben, aber inhaltlich nicht bearbeiten.

Außerdem können leere Entwurfsabschnitte jederzeit gelöscht werden, auch wenn diese von anderen Benutzern erstellt wurden und (noch) nicht zur Überarbeitung freigegeben wurden. Sobald allerdings der Bearbeiter anfängt zu schreiben, geht dies nicht mehr.

Bist Du mit dem Entwurf fertig, kannst Du ihn zur Bearbeitung freigeben, indem Du auf den blauen Button klickst. Danach kann der Abschnitt von allen Nutzern bearbeitet werden.

Wenn Du im Dokument Admin bist und/oder die Rolle „Entscheider" hast, kannst Du auch die Entwurfs-Abschnitte von anderen Nutzern jederzeit zur Überarbeitung freigeben bzw. diese löschen.

Hast Du Dein Dokument fertig bearbeitet, kannst Du es mit nur wenigen Klicks als Word-Datei exportieren.

Klicke dafür in der Kopfzeile des Dokuments unter „Optionen" auf „Export" und wähle, welche Designvorlage für den Export genutzt werden soll. Je nach Vorlage erhältst Du ein anderes Dokumentenlayout. Außerdem kannst du festlegen, welche Dokumentenelemente wie Inhalts-, Abbildungs- und Tabellenverzeichnis sowie Abbildungs- und Tabellenunterschriften automatisch angelegt werden sollen.